Es necesario haber sido antes riguroso en la preparación de cada uno de los documentos que conlleva la entrega de la mercancía y/o la prestación del servicio, que nos permita acreditar su existencia. En este sentido, por regla general las relaciones comerciales suelen documentarse por diversos procedimientos. Por consiguiente, lo primero que deberíamos hacer es recopilar todos los documentos que acrediten las relaciones comerciales entre el acreedor y el deudor, así como, los justificantes de la deuda.
Enumerar todos los documentos que se pueden derivar de una relación comercial es complicado y difícil de sintetizar en un artículo como este cuya intención es simplemente dar una pautas para alcanzar el éxito en la reclamación. No obstante, podemos enumerar los siguientes a título meramente enunciativo:
- Contratos donde se regulan las relaciones entre el acreedor y el deudor.
- Albaranes de entrega, en los supuestos en los que se reclama una deuda derivada de la entrega de un bien.
- Órdenes de trabajo, cuando se reclama deuda derivadas de prestaciones de servicios.
- Documentos de aceptación de presupuestos (correos electrónicos, notificaciones etc.)
- Burofaxes y demás comunicaciones remitidas al efecto de reclamar la deuda.
¿Qué sucede si no disponemos de la documentación o no esta confeccionada con suficiente rigor? En los casos en los que la documentación no existe, se ha perdido o no se ha confeccionado con el suficiente rigor, la situación se complica y se hace necesario acudir a medios alternativos de prueba, siendo esencial la prueba testifical. Tendremos que solicitar el testimonio de las personas que estuvieron presentes en las negociaciones.
El problema en esta situación es que, en muchas ocasiones, los posibles testigos suelen tener relación de algún tipo con el acreedor, sobre todo si éste es una empresa (empleados, directores etc.). Esto puede provoca su cuestionamiento y que su calidad como testigo sea muy inferior, si bien esta cuestión, a la postre, es un tema de valoración de prueba y aquí cada órgano judicial puede apreciarlo de manera distinta. Lo que es evidente es en que los supuestos en los que no es posible aportar prueba documental ordenada y rigurosa que sustente la deuda, nuestra posición como reclamantes se verá seriamente debilitada, pudiendo incluso desestimarse íntegramente la demanda con la subsiguiente condena en costas. Por esta razón resulta esencial confeccionar toda la documentación de las operaciones comerciales, y su archivo secuencial, pues el día de mañana que haya que reclamar, tendremos parte del camino recorrido.
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Emilio Márquez Bertolín
Abogado
Área Procesal
